I meeting di kickoff sono probabilmente la parte più critica di un progetto: all'inizio del percorso uno dei rischi più grandi in cui si può incorrere è quello di creare dei pregiudizi sul progetto e sulle persone in esso coinvolte che trascinati nel tempo possono andare a inficiare sul risultato finale.

I meeting di kickoff devono essere un'opportunità per stabilire i primi contatti "seri" con gli stakeholders, stabilendo gli obiettivi comuni in chiarezza e armonia.

Un problema ben posto è un problema risolto già a metà

Gli stakeholders sono tutte le persone coinvolte su un progetto, possono quindi appartenere ad aziende diverse ed hanno ruoli e professionalità nettamente distinte gli uni dagli altri; ognuna di queste persone, in base alle proprie competenze, può essere quindi in grado di arricchire il bagaglio di conoscenza sul progetto.

Un coinvolgimento sentito degli stakeholders è importante poiché dobbiamo partire dal presupposto che per svariati stadi del processo di UX non si avrà a disposizione un output visivo dell'applicazione; ogni membro del team (designer compreso) avrà nella sua testa la propria idea di prodotto.

La capacità di percezione della visione individuale fa si che possano essere sollevate critiche e discussioni che contribuiscono in maniera fondamentale a raffinare il concept iniziale con il valore aggiunto dei feedback ricevuti in questa fase.

Conoscere gli stakeholders

Capire le persone che si hanno di fronte servirà allo UX Designer a scegliere quali sono quelle più adatte ad un approfondimento ai fini della raccolta dei requisiti dell'applicazione, ad esempio tramite una successiva intervista.

Non bisogna gettarsi alla cieca in un meeting di kickoff, è necessario informarsi preventivamente sui partecipanti e sul ruolo che rivestono nel progetto. Saremo così in grado di porre le giuste domande e valutare al meglio il contenuto di ogni risposta e discorso che andiamo ad affrontare con loro.

Tutto ciò farà si che il conseguente processo di design scorra in maniera più fluida, dando vita ad un prodotto sicuramente migliore, più attraente e quanto più possibile resiliente alle difficoltà tecniche.

Conoscere il contesto

Probabilmente fino a questa fase si è parlato solo di preventivi, costi e tempistiche, solo in maniera superficiale del progetto in sé.

Gli obiettivi del cliente e quelli di business devono essere esplicitati chiaramente, così da discutere preventivamente riguardo le tempistiche ed eventuali difficoltà tecniche di fondo, così da redigere un Project Plan appropriato o modificare quello iniziale.

E' bene che ogni partecipante al meeting abbia una chiara idea del background e del funzionamento di massima del prodotto che si intende realizzare; se non è possibile produrre una documentazione sintetica a riguardo è necessario essere in grado di illustrare il progetto in un linguaggio comprensibile a tutti, in maniera tale da riuscire a stimolare nella discussione quanti più partecipanti possibili e raccogliere opinioni qualitatitive.

Fiducia ed empatia

Fare una buona impressione durante un meeting iniziale serve anche allo UX Designer per presentare al meglio se stesso e iniziare ad instaurare un rapporto di fiducia con le altre persone. Questo consentirà di riuscire a sviluppare nel corso del tempo quella giusta empatia tra i membri del team che farà in modo si lavori con il giusto approccio di problem solving, affrontando le difficoltà in maniera propositiva.

Esempio di scaletta

Ogni progetto è a sé e presenta caratteristiche differenti. Prima di partire è bene stilare in maniera molto rapida una scaletta di presentazione in modo tale da essere sicuri di analizzare ogni aspetto del progetto:

1. Cliente, presentazione del committente del progetto.
2. Team, ruoli e responsabilità sul progetto.
3. Progetto, obiettivi e feature chiave del progetto, tempistiche e tecnologie.
4. Q&A, discussioni e approfondimenti sul progetto, sui requisiti e su eventuali problematiche o difficolta tecniche.
5. Inizio del progetto, step iniziali per l'avvio dei lavori.